تمر المنح في مؤسسة سليمان الراجحي الخيرية برحلة متكاملة تبدأ من الإعداد والتهيئة وتنتهي بقياس النتائج والأثر. في هذه الصفحة نوضح لك المراحل الأساسية التي تمر بها المنحة، من تقديم الطلب وحتى انتهاء المشروع، وذلك بهدف تعزيز الشفافية، وتيسير التقديم، وتمكين الجهات من تنفيذ مشروعاتها بأعلى جودة.
تختَصُّ هذه المرحلة بالإجراءات الداخلية التي تتم في الإدارة المعنية لبناء المنتجات والمبادرات والخدمات قَبلَ مَرحَلة التقديم من قبل الجهات والشركاء المحتملين، بحيث تتأكد الإدارة من العمل على الضوابط العامة والإجراءات المعتمدة وتطبيقها بالشكل الصحيح والموائمة مع المستهدفات الاستراتيجية والموازنات المالية للمؤسسة ومصارف صك الوقفية
تسعى المؤسسة لتحقيق قيمها الاستراتيجية المتمثلة في الشفافية والعدالة في جميع المراحل، من خلال توضيح سياسات وضوابط وإجراءات التقديم للحصول على منحة المؤسسة كما سبق توضيحه في ضوابط أنواع المنح.
آلية تقديم الطلب:
1. التسجيل في النظام الخاص بالمؤسسة.
2. تقديم طلبات المنح إلكترونياً على النظام.
3. تأكد الجهة من تحديث بياناتها واكتمال ملفاتها السنوية في النظام.
4. دراسة الطلب من قبل الإدارة المعنية وفق الضوابط والشروط والمعايير الخاصة بكل نوع من أنواع المنح، وتزويد الجهة بأي مستجدات أثناء مرحلة الدراسة.
تعتبر هذه المرحلة من أهم المراحل والتي تتطلب العديد من السياسات والإجراءات لضمان تحقيق الشفافية والعدالة، حيث يتشارك في اتخاذ القرار مع الإدارات المعنية عدد من اللجان والمجالس (لجنة المنح في المنطقة – المجلس التنفيذي – مجلس الأمناء)، والسياسات التالية توضح الإجراءات العامة في هذه المرحلة.
سياسة اتخاذ قرارات المنح
1. تقوم الإدارات المعنية في المؤسسة بدراسة طلبات المنح المقدمة.
2. تمر دراسة الطلب في ثلاث خطوات:
o التأكد من انطباق ضوابط الجهة والمشروع والمنحة على الطلب المقدم.
o تقييم الجهة وفقاً لمعايير تقييم الجهة بحسب ما ورد في الأدلة الفرعية.
o تقييم المشروع وفقاً لمعايير تقييم المشروع التي يتم الإعلان عنها.
3. يجب أن توضح الجهة في نموذج الطلب مراحل المشروع وتواريخ التنفيذ.
عند اعتماد المنحة تبدأ مرحلة إدارة المنحة ومتابعة المشروع، حيث تشمل على عدد من السياسات التي تنظم عملية المتابعة وإجراء التعديلات على المشروع أثناء التنفيذ.
عملية إغلاق المنحة هي إجراء تقوم به المؤسسة بعد استكمال جميع المتطلبات اللازمة للإغلاق؛ حيث تقوم المؤسسة بالتقييم النهائي للمشروع وإغلاق المنحة وإبلاغ الجهة المستفيدة بقرار الإغلاق، ويشترط لإغلاق المنحة استكمال المتطلبات التالية:
1. استكمال الجهة إرسال جميع المستندات والتقارير المطلوبة وقبول المؤسسة لها.
2. قيام الجهات المستفيدة من المنح بإعداد تقرير ختامي مالي وفني عن المشروع يتضمن جميع التفاصيل التي توضح الواقع الفعلي لتنفيذ المشروع مقارنة بالخطة التي تضمنها نموذج تقديم طلب منحة وتوثيق السجلات والملفات الخاصة بالمشروع وتوثيق التجربة والدروس المستفادة (وفق نموذج تقرير الختامي للمشروع) ورفع التقرير للمؤسسة خلال مدة لا تزيد عن ثلاثين يوماً من تاريخ الانتهاء من تنفيذ المشروع
3. قيام المؤسسة بتقييم ختامي للمشروع وفق النموذج المعد لذلك ورفع التوصيات.
4. في حالة عدم تنفيذ المشروع أو أجزاء منه يجب إعادة مبلغ المنحة أو المتبقي منه قبل إغلاق المشروع.
تقوم المؤسسة بتكليف جهة متخصصة بقياس الأثر لجميع المشاريع والبرامج التي تتجاوز قيمتها المالية 150 ألف ، ويتم أخذ نتائج قياس الأثر بالحسبان في تطوير المشاريع القادمة.
